บริการจัดหาพนักงานฝ่ายธุรการ (Administrative Department)
ฝ่ายธุรการ (Administrative Department) เป็นแผนกที่ดูแลเรื่องเอกสาร งานระบบ และสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นไปอย่างราบรื่น บุคลากรในฝ่ายนี้มีบทบาทสำคัญในการช่วยให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพ
หน้าที่หลักของฝ่ายธุรการ
- งานเอกสาร จัดทำ บันทึก และเก็บรักษาเอกสารสำคัญขององค์กร
- ประสานงาน ติดต่อและประสานงานระหว่างแผนกหรือกับหน่วยงานภายนอก
- สนับสนุนงานบริหาร ช่วยจัดการประชุม นัดหมาย และเตรียมข้อมูลให้ผู้บริหาร
- จัดซื้อและดูแลอุปกรณ์สำนักงาน ตรวจสอบ จัดซื้อ และดูแลอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในองค์กร
- ดูแลระบบงานและข้อมูล ควบคุมการใช้ทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพ รวมถึงบริหารข้อมูลภายใน
ทักษะที่จำเป็นสำหรับงานธุรการ
- ความละเอียดรอบคอบ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและข้อมูล
- ทักษะการสื่อสาร ติดต่อประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- ความสามารถในการจัดการงาน วางแผนและบริหารเวลาให้ดี
- ทักษะด้านเทคโนโลยี ใช้โปรแกรมสำนักงาน เช่น Microsoft Office ได้อย่างคล่องแคล่ว
ตำแหน่งเจ้าหน้าที่ธุรการ คืออะไร?
เจ้าหน้าที่ธุรการนั้นเป็นหน้าที่ที่สำคัญในองค์กร ต้องคอยดูแลและสนับสนุนงานของบุคคลากรในองค์กร เจ้าหน้าที่ธุรการจึงต้องมีความรับผิดชอบสูง มีความอดทน มีมนุษยสัมพันธ์ดี มีใจรักงานบริการ สามารถติดต่อประสานงานกับคนอื่นทั้งในและนอกองค์กรได้เป็นอย่างดี จำเป็นต้องมีทักษะในการทำงานหลายงานพร้อมกัน อีกทั้งยังต้องมีความละเอียด รอบคอบ เนื่องจากต้องดูแลเอกสารต่าง ๆ มากมาย มีทักษะในการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐานเช่น Microsoft Word หรือ Microsoft Excel เป็นอย่างดี รวมถึงทักษะภาษาอังกฤษก็จำเป็น เช่นกัน
หน้าที่และความรับผิดชอบของ
- ติดต่อประสานงานให้กับฝ่ายต่าง ๆ
- ดูแลเอกสารและแบบฟอร์มประเภทต่าง ๆ
- จัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องให้กับแต่ละแผนก
- ดำเนินการ จัดการด้านการเงินและเบิกจ่ายภายในองค์กร
- ประสานงานทั่วไปกับหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งในและนอกองค์กร
อยากเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการต้องทำอย่างไร
หากต้องการทำอาชีพเจ้าหน้าที่ธุรการ ต้องมีวุฒิการศึกษาเริ่มต้นในระดับปวช./ปวส. หรือปริญาตรีจากหลักสูตรและสาขาที่เกี่ยวข้อง
-
1. จบการศึกษาในระดับปวช./ปวส. ในสาขาการบริหาร หรือจบปริญญาตรีในสาขาที่เกี่ยวข้อง
-
2. สมัครงานในตำแหน่งที่เกี่ยวข้องและทำงานเพื่อสั่งสมประสบการณ์ และระหว่างทำงานสามารถเรียนทักษะอื่น ๆ ที่ เกี่ยวข้องได้ เช่น การจัดเก็บข้อมูล ภาษา อังกฤษ เป็นต้น
-
3. เจ้าหน้าที่ธุรการสำนักงานสามารถเลื่อนตำแหน่งเป็นระดับผู้จัดการได้
หลักจากที่ทราบกันไปแล้วว่าหน้าที่หลัก ๆ ของพนักงานธุรการว่ามีอะไรบ้าง มาบทสรุปกันค่ะว่าแล้วงานธุรการเนี่ยเหมาะกับคนแบบไหนกันแน่ จะเป็นพนักงานธุรการต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ทางเราได้ลิตส์คุณสมบัติคร่าว ๆ ออกมาดังนี้
- ทักษะการสื่อสารภาษาอังกฤษต้องสื่อสารได้ในระดับพื้นฐาน ไปจนถึงระดับดีมาก เพราะต้องติดต่อกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องภายในและนอกองค์กรได้อย่างราบรื่น
- ทำงานคล่องแคล่ว ว่องไว หัวไว มีไหวพริบเฉพาะตัว
- มีความเฟรนลี่ มนุษย์สัมพันธ์ดี ยิ้มแย้มแจ่มใส เพื่อให้คนภายในองค์กรรู้สึกสะดวกในเข้าติดต่อแผนกธุรการ
- มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ได้อย่างคล่องแคล่ว และใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐานได้ดี เช่น Microsoft Word หรือ Microsoft Excel เป็นต้น
- สามารถอ่านและเขียนภาษาไทยได้อย่างถูกต้อง เพราะต้องมีการติดต่อกับบุคคลอื่นอยู่ตลอดเวลา ถ้าหากใช้ภาษาไทยไม่ถูกต้อง ก็จะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูไม่น่าเชื่อถือและขาดความเป็นมืออาชีพ
- มีความรับผิดชอบในเนื้องานสูง ตรงต่อเวลา เพราะงานที่ทำมีผลกระทบต่อคนอื่น ๆ และเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่นอยู่ตลอด
ทั้งหมดนี้จึงเป็น 5 หน้าที่หลักที่พนักงานธุรการต้องมี โดยพนักงานธุรการถือว่าเป็นงานที่น่าสนใจของใครหลาย ๆ และคนให้ความสนใจในตำแหน่งนี้เพิ่มขึ้นอย่างเรื่อย ๆ เพราะเป็นงานที่มีความท้าทายอย่างมากในแต่ละวัน อีกทั้งพนักงานธุรการยังเป็นอีกหนึ่งตำแหน่งที่มีความสำคัญอย่างมากในองค์กร เพราะฝ่ายดังกล่าวสามารถทำให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างราบรื่น
พนักงานธุรการ ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง
หลักจากที่ทราบกันไปแล้วว่าหน้าที่หลัก ๆ ของพนักงานธุรการว่ามีอะไรบ้าง มาบทสรุปกันค่ะว่าแล้วงานธุรการเนี่ยเหมาะกับคนแบบไหนกันแน่ จะเป็นพนักงานธุรการต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ทางเราได้ลิตส์คุณสมบัติคร่าว ๆ ออกมาดังนี้
- ทักษะการสื่อสารภาษาอังกฤษต้องสื่อสารได้ในระดับพื้นฐาน ไปจนถึงระดับดีมาก เพราะต้องติดต่อกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องภายในและนอกองค์กรได้อย่างราบรื่น
- ทำงานคล่องแคล่ว ว่องไว หัวไว มีไหวพริบเฉพาะตัว
- มีความเฟรนลี่ มนุษย์สัมพันธ์ดี ยิ้มแย้มแจ่มใส เพื่อให้คนภายในองค์กรรู้สึกสะดวกในเข้าติดต่อแผนกธุรการ
- มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ได้อย่างคล่องแคล่ว และใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐานได้ดี เช่น Microsoft Word หรือ Microsoft Excel เป็นต้น
- สามารถอ่านและเขียนภาษาไทยได้อย่างถูกต้อง เพราะต้องมีการติดต่อกับบุคคลอื่นอยู่ตลอดเวลา ถ้าหากใช้ภาษาไทยไม่ถูกต้อง ก็จะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูไม่น่าเชื่อถือและขาดความเป็นมืออาชีพ
- มีความรับผิดชอบในเนื้องานสูง ตรงต่อเวลา เพราะงานที่ทำมีผลกระทบต่อคนอื่น ๆ และเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่นอยู่ตลอด
ทั้งหมดนี้จึงเป็น 5 หน้าที่หลักที่พนักงานธุรการต้องมี โดยพนักงานธุรการถือว่าเป็นงานที่น่าสนใจของใครหลาย ๆ และคนให้ความสนใจในตำแหน่งนี้เพิ่มขึ้นอย่างเรื่อย ๆ เพราะเป็นงานที่มีความท้าทายอย่างมากในแต่ละวัน อีกทั้งพนักงานธุรการยังเป็นอีกหนึ่งตำแหน่งที่มีความสำคัญอย่างมากในองค์กร เพราะฝ่ายดังกล่าวสามารถทำให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างราบรื่น
